Ethische code Rail Europe Solutions

De Rail Europe Solutions-groep is opgebouwd rond sterke en tijdloze waarden die als leidraad dienen voor onze handelingen als verantwoordelijke ondernemers en ten aanzien van onze belanghebbenden. De aandeelhouders van de groep delen met de managers en de werknemers de wil om deze waarden, die onze structuur tot een succes hebben gemaakt, te blijven uitdragen.

Samen bevestigen zij opnieuw de noodzaak om deze waarden te belichamen door op voorbeeldige wijze te handelen. De Rail Europe Solutions-groep blijft groeien en profileert zich nu in een groot aantal landen en op steeds diverser wordende markten. Onze leidende positie in verscheidene van onze bedrijfssectoren en onze vooruitzichten voor morgen impliceren extra inspanningen die wij op ons wensen te nemen. De Groep wil daarom zijn ambitie om dagelijks een voorbeeldfunctie te vervullen, voortzetten. Het succes van onze structuur zal immers alleen duurzaam zijn als wij onze eisen als ethisch en verantwoordelijk bedrijf duidelijk bevestigen.

In deze context is de Rail Europe Solutions-groep begonnen met het opstellen van een ethische code, zodat deze voor iedereen een referentie wordt voor individueel of collectief gedrag en een leidraad voor onze dagelijkse handelingen, zodat wij onze waarden kunnen belichamen.

Wij willen van deze code een eenmakend onderwerp maken, en ze delen met eenieder die zich bij onze groep aansluit met dezelfde aspiraties. Deze code is dus gericht tot ieder van ons, ongeacht de activiteit, de entiteit of het land waarin wij werkzaam zijn. Het is de taak van de managers om de code te belichamen en de daarin vervatte beginselen dagelijks in hun teams tot leven te brengen.

Claude Lambert, Aurélie Lambert, algemene directie Didier Giot, Michaël Blanchard, operationele directie

Te Vireux-Wallerand, op 1/03/20

Waarom een ethische code?

Om de historische waarden en cultuur van de groep onder de aandacht te brengen

De Rail Europe Solutions-groep wenst haar internationale groei voort te zetten met behoud van haar historische waarden en haar familiecultuur, die haar tot een succes gemaakt hebben, en die dagelijks belichaamd worden door de vrouwen en mannen van de groep.
Nu de groep nieuwe bedrijven en personen onder haar vleugels neemt, bevordert de formele vastlegging van onze waarden en activiteiten hun gemeenschappelijk begrip ervan en vergemakkelijkt het de overeenstemming van praktijken, acties en gedrag.

Bovendien is de groep vastbesloten het vertrouwen van haar belanghebbenden te winnen in de manier waarop ze zaken doet op een ethische manier en de toepasselijke regelgeving naleeft.
Het doel van deze code is elke werknemer, waar ook ter wereld, te steunen bij zijn/haar inspanningen om het vertrouwen te versterken dat de duurzame groei van de groep zal veiligstellen.

Om onze ethische beginselen te verduidelijken:

De Rail Europe Solutions-groep definieert bedrijfsethiek als:

het naleven van wetten en voorschriften in al haar activiteiten en overal waar zij actief is;
respect voor onze interne en externe belanghebbenden;
de bevordering van verantwoordelijke bedrijfspraktijken door al haar werknemers.

Deze ethische code beschrijft in detail onze verbintenissen om:

de manier waarop wij willen samenwerken (binnen en buiten de onderneming) te bevestigen;
te herinneren aan de verantwoordelijkheid van eenieder en de voorbeeldfunctie die van managers wordt verwacht;
antwoorden te geven op dubbelzinnige situaties of potentiële dilemma’s.

In deze code worden onze beginselen op vijf gebieden uiteengezet:

naleving van wetten en voorschriften
loyaliteit van gedragingen
respect voor personen
integriteit tegenover klanten en economische en financiële partners 5/ verantwoordelijkheid tegenover de burgermaatschappij en het milieu

Om te beschikken over een verenigend document:

De ethische code is een gemeenschappelijk document dat alle werknemers van de Rail Europe Solutions-groep, in elk van haar structuren, verenigt rond dezelfde reeks beginselen. Ze wordt aan alle nieuwe werknemers overhandigd en is bedoeld als referentie-instrument om de managers en de vrouwen en mannen die samen de groep vormen te helpen de juiste beslissingen te nemen in geval van een dubbelzinnige situatie. Deze code is ook een instrument om de dialoog tussen de werknemers aan te moedigen, zodat ethiek een open en bekend onderwerp wordt voor iedereen. Deze code is in overeenstemming met de plaatselijke wetten en voorschriften. Voor bepaalde onderwerpen worden beginselen aangegeven die ambitieuzer kunnen zijn. In dit geval moeten deze beginselen prevaleren. Alle managers en werknemers van de groep zien erop toe dat zij dagelijks in overeenstemming met deze verbintenissen handelen. Het is aan iedereen om zich te allen tijde volgens deze beginselen te gedragen.

Om ons te herinneren aan onze verantwoordelijkheden tegenover onze belanghebbenden:

Deze code behandelt onder meer de houding en de handelingen die moeten worden aangenomen ten aanzien van alle belanghebbenden die belang kunnen hebben bij de activiteiten van de groep.

Deze belanghebbenden kunnen rechtstreeks verbonden zijn met de groep:

Medewerkers
Leveranciers en dienstverleners
Concurrenten
Overheidsinstanties
De burgermaatschappij
Bewoners van de site
Media

In haar zakelijke relaties vraagt de Rail Europe Solutions-groep haar belanghebbenden om een voorbeeldfunctie te vervullen en de beginselen van het hieronder beschreven ethische kader na te leven.

1/ Naleving van wetten en voorschriften

Onze ethische beginselen:

De Rail Europe Solutions-groep en haar werknemers maken van het naleven van de wetten en voorschriften die van kracht zijn in de landen waar zij actief zijn, een absolute vereiste. Zij zien erop toe dat zij de wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen op economisch, boekhoudkundig en financieel gebied en op fiscaal, sociaal en milieugebied toepassen, en in het bijzonder dat:

de wetgeving inzake intellectuele eigendom en de mededingingswetgeving wordt nageleefd;
fraude, illegale betalingen en corruptie worden bestreden;
handel met voorkennis wordt voorkomen.

In de praktijk

De groep zorgt ervoor dat zij de wettelijke en reglementaire omgeving waarin zij actief is, begrijpt en naleeft vóór zij haar projecten uitvoert, en tijdens hun hele levenscyclus. Door de procedures die zij invoert en de daaruit voortvloeiende handelingen die van haar werknemers worden verlangd, creëert de Rail Europe Solutions-groep de voorwaarden voor een vrije en eerlijke concurrentie, met name door alle ongeoorloofde afspraken met concurrenten uit te sluiten (bijvoorbeeld over de toewijzing van markten of de vaststelling van prijzen), en door hun intellectuele eigendom scrupuleus te respecteren. De groep en haar werknemers verwerpen elke frauduleuze praktijk, met name door boekhoudkundige en financiële manipulatie. Zelfs indien een dergelijke praktijk gepleegd werd met het oog op voordelen voor de onderneming (het verkrijgen van een contract of een administratieve voorziening) en niet louter bedoeld was om een persoonlijk belang te bevredigen, is elke daad van corruptie (actief of passief) of valsspelen van invloed ten strengste verboden (cf. Gedragscode tegen omkoping).

Nuttige teksten:

Toepasselijke plaatselijke of nationale wetgeving.
OESO-Verdrag inzake de bestrijding van omkoping van buitenlandse overheidsambtenaren.
Waarden van de Rail Europe Solutions-groep.

Belangrijke vragen

Ken ik de wetten en voorschriften die op mijn activiteiten van toepassing zijn, of de bedrijfsprocedures die mij helpen om ze na te leven?
Heb ik twijfels over de wettigheid van de initiatieven die ik in het kader van mijn beroepsactiviteiten neem?
Heb ik, in geval van een risicovolle situatie op bepaalde markten, de te volgen gedragslijn overlegd met mijn oversten en de juridische adviseurs van het bedrijf?

2/ Loyaliteit van gedragingen

Onze ethische beginselen:

De Rail Europe Solutions-groep en haar medewerkers zullen op een eerlijke manier handelen door ervoor te zorgen dat zij:

goed gebruik maken van bedrijfseigendommen;
situaties van belangenconflicten voorkomen;
de vertrouwelijkheid van informatie beschermen.

In de praktijk

De reputatie en het imago van de groep zijn waardevolle activa die beschermd moeten worden. Degenen die gemachtigd zijn om namens haar te communiceren, moeten daartoe specifiek gemachtigd zijn. De vrouwen en mannen van de groep zorgen ervoor dat zij geen vertrouwelijke informatie verspreiden. Zij zien erop toe dat zij trouw zijn aan hun organisatie. Het gebruik van nieuwe informatietechnologieën en internet door de medewerkers vormt een nieuwe bron van potentiële schade aan het imago van de groep. De medewerkers verbinden zich ertoe voorzichtig te zijn in de manier waarop zij over de groep communiceren, met name op de sociale netwerken. Het gebruik van bedrijfseigendommen (lokalen, uitrusting, fondsen, middelen) moet strikt professioneel zijn, en alle medewerkers moeten elk reëel of ogenschijnlijk belangenconflict vermijden. De medewerkers zien er nauwlettend op toe dat hun persoonlijke belangen of omgevingen en die van hun verwanten hun integriteit ten aanzien van de groep niet in het gedrang brengen. De medewerkers moeten hun manager en/of de financieel controleur op de hoogte brengen van persoonlijke banden of financiële belangen die de onpartijdigheid en de samenhang van hun beslissingen kunnen beïnvloeden. Geschenken en uitnodigingen die door medewerkers worden ontvangen, kunnen een bron van belangenconflicten zijn of een daad van corruptie vormen. Hun aanvaarding moet door hun manager worden goedgekeurd en houdt rekening met de context van elk land, volgens de voorschriften, de gewoonten en de economische omgeving.

Vertrouwelijke gegevens, d.w.z. alle gegevens over de groep, haar medewerkers of haar partners, die niet openbaar zijn, moeten beschermd worden. Eenieder moet ervoor waken commerciële, technische, financiële of bestuurlijke informatie, waarvoor vertrouwelijkheidsverplichtingen kunnen bestaan, zonder toestemming te verspreiden. Iedereen moet in het openbaar vervoer of in zijn privé-omgeving de grootst mogelijke discretie betrachten.

Nuttige teksten

Waarden van de Rail Europe Solutions-groep.
Personeelsbeleid
IT-code

Belangrijke vragen

Wanneer ik mij in het openbaar of op sociale netwerken persoonlijk uitlaat, denk ik er dan aan discreet te zijn, en alle nodige maatregelen te nemen, zonder de groep of een van haar belanghebbenden te devalueren?
Wanneer iemand in mijn team mij als manager vraagt of ik in het kader van mijn werk een geschenk moet aanvaarden dat als ongewoon of belangrijk wordt beschouwd, denk ik er dan aan om de verantwoordelijke voor ethiek om advies te vragen?
Wanneer ik met het openbaar vervoer reis, let ik er dan op dat ik niet hardop praat of op een zichtbare manier werk aan groepsprojecten, vooral vertrouwelijke projecten die te maken kunnen hebben met innovatie, management, klanten of inkoop?
Als een bedrijf dat geleid wordt door iemand die dicht bij mij staat, besprekingen aangaat met de groep, heb ik er dan voor gezorgd dat ik contact opneem met mijn oversten of met de betrokken interne teams om er zeker van te zijn dat de situatie niet als een belangenconflict kan worden beschouwd?

3/ Respect voor personen

Onze ethische beginselen
De Rail Europe Solutions-groep en haar werknemers zien erop toe dat zij de vrouwen en mannen die bij hun activiteiten betrokken zijn, respecteren. Dit gebeurt op verschillende manieren:

door verschillen te respecteren, diversiteit te waarderen en discriminatie niet te laten bestaan;
door de persoonsgegevens van onze werknemers, klanten, partners en andere belanghebbenden te respecteren en te beschermen;
door voortdurende aandacht te besteden aan de gezondheid, de veiligheid en fatsoenlijke arbeidsomstandigheden van de werknemers en partners van de groep;
door de professionele ontwikkeling van de werknemers te ontwikkelen en hun privéleven te respecteren;
door te zorgen voor een constructieve sociale dialoog.

In de praktijk
De Rail Europe Solutions-groep en haar medewerkers zien erop toe dat zij de voorschriften van de landen waar zij actief zijn inzake arbeidsorganisatie naleven, met inachtneming van de beginselen en doelstellingen van de fundamentele verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO). In dit verband verbiedt de groep alle illegale kinderarbeid, evenals het gebruik van dwangarbeid, is zij voorstander van de totstandbrenging van een constructieve sociale dialoog en wijst zij alle vormen van discriminatie af. Respect voor verschillen en de waardigheid van personen is een plicht en diversiteit een kracht voor de groep, die erop toeziet dat haar werknemers binnen haar ondernemingen met respect en billijkheid worden behandeld, ongeacht hun geslacht, afkomst, godsdienst, leeftijd, uiterlijk, seksuele geaardheid, gezondheidstoestand of handicap, of politieke overtuiging.

De gezondheid en de veiligheid van de medewerkers en van de personen die met de groep in contact komen, zijn absolute prioriteiten en elke persoon moet ervoor zorgen dat hij/zij de bestaande procedures naleeft, niemand in gevaar brengt en, indien nodig, anderen waarschuwt voor situaties die niet in overeenstemming zijn met deze resolutie.

De bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de bescherming van persoonsgegevens is een hoofdverantwoordelijkheid van de groep. Persoonsgegevens zijn onderworpen aan de plaatselijke regelgeving en de regels van de groep in een aantal interne procedures die op dezelfde manier moeten worden gerespecteerd als de individuele privacy.

De Rail Europe Solutions-groep verwerpt elke houding van intimidatie, in het bijzonder morele of seksuele. Zij streeft naar verantwoordelijke en respectvolle managementpraktijken, zodat iedereen kan werken in een professionele omgeving die bevorderlijk is voor zijn ontwikkeling.

Nuttige teksten

Kernverdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie.
Waarden van de Rail Europe Solutions-groep.
EU-verordening 2016/679 van 27 april 2016: Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Personeelsbeleid.
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

Belangrijke vragen

Als ik verneem dat een van mijn collega’s zich gedraagt op een manier die de verschillen van anderen niet respecteert, heb ik dan de reflex om dat aan mijn directe chefs of aan de personeelschef te melden?
Ben ik voldoende op de hoogte van de veiligheidsvoorschriften die gelden voor de vestigingen van de groep waar ik werk?
Heb ik er systematisch op toegezien dat ik bij mijn managers controleer of de informatie die naar een externe ontvanger wordt gestuurd geen vertrouwelijke informatie over werknemers bevat?
Wanneer een document met persoonsgegevens wordt opgesteld, let ik dan op de wettigheid van de informatie die het bevat of waarnaar het vraagt, overeenkomstig de toepasselijke plaatselijke wetgeving?
Wanneer een collega het gevoel heeft dat hij door collega’s of leidinggevenden onder druk wordt gezet of zich ongepast gedraagt, zorg ik er dan voor dat ik hem/haar adviseer om met een verantwoordelijke van personeelszaken te spreken?

4/ Integriteit ten opzichte van klanten en economische en financiële partners

Onze ethische beginselen
Voor de Rail Europe Solutions-groep en al haar werknemers is integriteit ten opzichte van directe en indirecte klanten, leveranciers, dienstverleners en andere economische en financiële partners een fundamenteel ethisch beginsel. Dit komt op verschillende manieren tot uiting, onder meer door:

de kwaliteit van producten en diensten en de veiligheid van directe en indirecte klanten en eindgebruikers te waarborgen;
te streven naar een langdurige relatie met onze leveranciers en dienstverleners;
te zorgen voor verantwoorde bedrijfs- en communicatiepraktijken;
betrouwbare en transparante financiële informatie te produceren en ervoor te zorgen dat die informatie verspreid wordt op een manier die de gelijkheid van alle aandeelhouders respecteert.

In de praktijk
Bij de productie van haar producten en diensten houdt de groep zich aan de geldende voorschriften en normen op het gebied van kwaliteit en veiligheid voor de klanten en de eindgebruikers. De groep en haar medewerkers leggen zichzelf hoge kwaliteits-/veiligheidseisen op om hun klanten het beste te kunnen bieden, steeds met de bedoeling hun vertrouwen te winnen en te behouden.

De groep gaat duurzame en verantwoorde relaties aan met haar leveranciers en dienstverleners. Dit komt tot uiting in de naleving van de verbintenissen die hen binden, de onpartijdige behandeling van de kandidaten bij de aanbestedingen, de zorg voor de onafhankelijkheid en de economische levensvatbaarheid van de partners.

Rail Europe Solutions deelt haar ethische, sociale en milieuoverwegingen met haar leveranciers en contractanten en neemt haar eisen op in haar algemene aankoopvoorwaarden. Het nemen van verantwoordelijkheid en het respecteren van de verschillende partijen in de zakelijke praktijken en communicatie zijn essentieel om de belangen van de groep op lange termijn te beschermen.

Elke medewerker is verantwoordelijk voor het verstrekken van oprechte, objectieve en betrouwbare informatie, met name over de producten en hun specifieke kenmerken, en voor het voldoen aan de transparantie-eisen, zowel wettelijk als contractueel.

Nuttige teksten

Waarden van de Rail Europe Solutions-groep.
Algemene aankoopvoorwaarden van Rail Europe Solutions.
Personeelsbeleid
Kwaliteitsnormen

Belangrijke vragen

• Ben ik attent bij het melden aan mijn managers van problemen met een bedrijfsproduct die de veiligheid van degenen die het installeren of gebruiken in gevaar kunnen brengen?

• Stemmen onze eisen aan onze leveranciers, met name wat termijnen of betaling betreft, overeen met de contractuele verbintenissen die wij zijn aangegaan?

• Als ik twijfel over het vermogen van een dienstverlener om zijn sociale of milieuverplichtingen na te komen, breng ik dan mijn managers of de teams die belast zijn met de contractuele relatie met de dienstverlener daarvan op de hoogte?

5/ Verantwoordelijkheid tegenover de burgermaatschappij en het milieu

Onze ethische beginselen:

De Rail Europe Solutions-groep en haar werknemers zetten zich volledig in voor MVO – Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen – en verbinden zich ertoe:

te luisteren naar de burgermaatschappij en de personen die haar vertegenwoordigen: verkozenen, buurtbewoners, verenigingen …
zich tegenover iedereen op een maatschappelijk verantwoorde manier te gedragen;
altijd te streven naar de bescherming van het milieu in de hele waardeketen;
politieke neutraliteit te garanderen

In de praktijk
De goedkeuring van de burgermaatschappij voor de activiteiten van de groep is een grote uitdaging voor haar ontwikkeling. In dit verband stellen de bedrijven van de groep en de vrouwen en mannen die er deel van uitmaken zich open en luisteren naar de verwachtingen van de plaatselijke of nationale verkozenen, de bewoners en de verenigingen.

Het respect voor het milieu komt op het terrein tot uiting in de toepassing van maatregelen om de regelgeving na te leven, risico’s te voorkomen en de mogelijke gevolgen van de productie- en afzetactiviteiten te beheersen. Rail Europe Solutions zet zich dynamisch in voor vooruitgang op milieugebied en wil de ecologische voetafdruk van haar producten en activiteiten verkleinen.

De groep verbindt zich ertoe politiek neutraal te blijven en weigert elke financiële of materiële bijdrage aan politieke partijen of kandidaten bij verkiezingen. Een medewerker die persoonlijk deelneemt aan een verkiezing of politiek proces mag dat niet doen namens de groep, noch mag hij/zij in een politieke context spreken als vertegenwoordiger of werknemer van Rail Europe Solutions.

Nuttige teksten

Waarden van de Rail Europe Solutions-groep.
Personeelsbeleid
Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO).

Belangrijke vragen

heb ik de richtlijnen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen van de groep gelezen?
heb ik, alvorens beslissingen te nemen, mij ervan vergewist dat ik de milieu- en/of maatschappelijke gevolgen en risico’s heb overwogen?
heb ik er vertrouwen in dat mijn bedrijf de plaatselijke gemeenschappen waarin wij werken, respecteert en er open voor staat?
als ik deelneem aan het politieke of verenigingsleven van mijn gemeenschap, zorg ik er dan voor dat ik mij in mijn extra-professionele activiteiten nooit voordoe als een officiële vertegenwoordiger van de Rail Europe Solutions-groep?

Hoe kunt u de ethische code toepassen?

Deze code is een referentietekst voor de Rail Europe Solutions-groep.

Elke onderneming is verantwoordelijk voor de verspreiding en inzet van de tekst binnen haar teams. De code moet aan elke werknemer worden overhandigd en maakt integraal deel uit van de documenten die aan nieuwkomers worden overhandigd.
De directie en het managerteam ondervragen regelmatig het personeel in het veld over de geldende ethische maatregelen.

Deze code is in overeenstemming met de toepasselijke plaatselijke wetten en voorschriften. In sommige gevallen bevat de code beginselen die verder kunnen gaan. In dergelijke gevallen zullen zij rechtstreeks toepasselijk zijn.

De belangrijke vragen in het document dienen als leidraad voor de werknemers om te beoordelen of zij deze code naleven, maar ook om verder te gaan in de richting van ethisch gedrag. Als het antwoord op een belangrijke vraag een ethische kwestie oproept, mogen alle werknemers van de groep niet aarzelen om de aangewezen of de juiste interne managers te raadplegen, zoals hieronder uiteengezet.

In geval van twijfel, en omdat deze ethische code geen oplossingen kan bieden voor alle mogelijke situaties, kan eenieder zich laten leiden door de volgende vragen te stellen:

Heb ik gecontroleerd of de toepasselijke wet of voorschrift werd nageleefd?
Worden de interne procedures van de groep en van de onderneming goed nageleefd?
Voel ik mij op mijn gemak om hierover met mijn familie te praten?
Als ik op een dag over dit onderwerp zou spreken, zou ik mij dan helemaal op mijn gemak voelen bij wat ik te zeggen had?
Wat zou de potentiële schade voor de groep zijn in geval van media-aandacht?

Afgezien van al deze vragen staat het eenieder vrij te allen tijde overleg te plegen over het begrip of de toepassing van deze code, of zelfs indien zich een ethisch dilemma voordoet.

Voor elk verzoek om informatie of advies kan elke medewerker terecht bij zijn of haar overste.

Voor de gevallen waarin dit niet mogelijk is of onbevredigend wordt geacht, heeft de groep een ethisch comité opgericht, waarmee iedereen contact kan opnemen. Dit comité is samengesteld uit vertegenwoordigers van verschillende departementen: Algemene directie, Personeelszaken en Interne audit.

Wanneer Rail Europe Solutions een gewone investeerder is in bedrijven die geen deel uitmaken van de operationele organisatie van de groep, zijn haar vertegenwoordigers binnen de beheers/controleorganen de dragers/uitvoerders van de beginselen en verbintenissen van deze code.

De ethische commissie kan gecontacteerd worden op het volgende e-mailadres: sj.albert@groupe- res.com/sj.albert@groupe-res.com en heeft tot doel ervoor te zorgen dat alle aan haar voorgelegde vragen eerlijk en waarheidsgetrouw worden behandeld, waarbij de identiteit van de personen die daarom hebben verzocht, wordt beschermd, met name ten aanzien van hun superieuren of de personen die bij de vermelde feiten betrokken zijn, wanneer om deze bescherming wordt verzocht. Dit overleg is van essentieel belang voor de naleving van onze ethische beginselen en de verantwoordelijkheid van de groep. Er mogen in geen geval sancties worden opgelegd en er mogen geen disciplinaire maatregelen worden genomen tegen een werknemer van de groep omdat hij/zij te goeder trouw advies heeft ingewonnen of een ethisch dilemma heeft gemeld.