Charte éthique Rail Europe Solutions

Le groupe Rail Europe Solutions s’est construit autour de valeurs fortes et intemporelles qui guident nos actions d’entrepreneurs responsables et nos agissements, dans le respect de nos parties prenantes. Les actionnaires du groupe partagent avec les responsables et les collaborateurs la volonté de continuer de promouvoir ces valeurs qui ont fait le succès de notre structure.

Ensemble, ils réaffirment la nécessité d’incarner ces valeurs en agissant avec exemplarité. Avec la poursuite de sa croissance, le groupe Rail Europe Solutions bénéficie d’une plus forte visibilité dans un grand nombre de pays et sur des marchés de plus en plus diversifiés. Notre position de leader sur plusieurs de nos secteurs d’activité et nos projections pour demain impliquent des devoirs accrus que nous souhaitons assumer. Le Groupe souhaite donc poursuivre son ambition d’exemplarité au quotidien. En effet, le succès de notre structure ne sera pérenne que si nous affirmons clairement nos exigences d’entreprise éthique et responsable.

Dans ce contexte, le groupe Rail Europe Solutions a entrepris la rédaction d’une Charte éthique afin qu’elle devienne pour chacun une référence en termes de comportements, individuels ou collectifs, et un guide pour nos agissements au quotidien nous permettant d’incarner nos valeurs.

Nous avons la volonté de faire de cette Charte un sujet fédérateur, et de le partager avec chaque personne qui rejoint notre Groupe avec les mêmes aspirations. La présente Charte s’adresse donc à chacun d’entre nous, quels que soient l’activité, l’entité ou le pays dans lesquels nous opérons. Les responsables sont chargés de l’incarner et de faire vivre dans leurs équipes au quotidien les principes qui y sont abordés.

Claude Lambert, Aurélie Lambert, Direction générale Didier Giot, Michaël Blanchard, Direction opérationnelle

A Vireux-Wallerand, le 1er/03/20

Pourquoi une Charte éthique ?

Faire Vivre les Valeurs Historiques et la Culture Du Groupe

Le groupe Rail Europe Solutions souhaite poursuivre son développement international tout en préservant ses valeurs historiques et sa culture familiale qui ont fait son succès, et qui sont incarnées au quotidien par les Femmes et les Hommes du Groupe.
Alors que le Groupe accueille en son sein de nouvelles entreprises ou personnes, la formalisation de nos valeurs et fonctionnements favorise leur compréhension commune et facilite la convergence des pratiques, agissements et comportements.

Par ailleurs, le Groupe a pour volonté de conforter la confiance qu’ont ses parties prenantes dans sa manière de conduire ses opérations de façon éthique et en respectant les réglementations en vigueur.
L’objet de cette Charte est de soutenir chaque collaborateur, partout dans le monde, dans son souci de renforcer cette confiance qui assurera la croissance durable du Groupe.

Préciser nos principes éthiques :

Le groupe Rail Europe Solutions définit l’éthique des affaires comme :

le respect des lois et des réglementations dans toutes ses activités et partout où il intervient ;
le respect de nos parties prenantes internes et externes ;
la promotion de pratiques professionnelles responsables par tous ses collaborateurs.

Le présent Code éthique détaille nos engagements afin de :

confirmer la façon dont nous souhaitons travailler ensemble (dans et hors des entreprises) ;
rappeler la responsabilité de chacun/chacune et l’exemplarité attendue des responsables ;
proposer des réponses à des situations équivoques ou des dilemmes potentiels.

Cette Charte décline nos principes autour de cinq axes :

respect des lois et réglementations
loyauté des comportements
respect des personnes
intégrité vis-à-vis des clients et des partenaires économiques et financiers 5/ responsabilité vis-à-vis de la société civile et de l’environnement

Disposer d’un document fédérateur :

La Charte éthique est un document commun et fédérateur autour d’une même base de principes applicables à l’ensemble des collaborateurs du groupe Rail Europe Solutions, dans chacune des structures qui le constituent. Elle est remise à tout nouveau collaborateur et est destinée à être utilisée comme outil de référence afin d’aider les responsables et les Femmes et Hommes qui composent le Groupe à prendre les bonnes décisions en cas de situation équivoque. Cette Charte est aussi un outil pour favoriser le dialogue entre les collaborateurs pour que l’éthique soit un sujet ouvert et connu de chacun. Cette Charte s’inscrit dans le respect des lois et réglementations locales. Sur certains sujets, elle fixe des principes qui peuvent être plus ambitieux. Dans ce cas, ce sont ces principes qui doivent prévaloir. L’ensemble des responsables et collaborateurs du Groupe veillent, dans leur quotidien, à agir dans le respect de ces engagements. Il appartient à toutes et tous d’adopter un comportement conforme à ces principes, en permanence.

Rappeler nos responsabilités à l’égard de nos parties prenantes :

La présente Charte aborde notamment les attitudes et agissements à adopter vis-à-vis de l’ensemble des parties prenantes pouvant être intéressées par les activités du Groupe.

Ces parties prenantes peuvent être directement liées au Groupe :

Collaborateurs
Fournisseurs et prestataires
Concurrents
Pouvoirs publics
Société civile
Riverains de site
Médias

Dans ses relations d’affaires, le groupe Rail Europe Solutions demande à ses parties prenantes d’être dans la même démarche d’exemplarité et de se conformer aux principes du cadre éthique décrits ci-après.

1/ Respect des lois et des réglementations

Nos principes éthiques

Le Groupe Rail Europe Solutions et ses collaborateurs font du respect des lois et réglementations en vigueur dans les pays où ils opèrent une exigence absolue. Ils veillent à appliquer les dispositifs légaux et réglementaires en matière économique, comptable et financière, fiscale, sociale et environnementale, et notamment à :

respecter le droit de la propriété intellectuelle et de la concurrence ;
lutter contre la fraude, les paiements illicites et la corruption ;
prévenir les situations de délits d’initiés.

En pratique

Le Groupe veille à appréhender et se conformer à l’environnement légal et réglementaire dans lequel il opère avant de mener ses projets, et tout au long de leurs cycles. À travers les procédures qu’il met en place et les agissements qui en découlent demandés à ses collaborateurs, le groupe Rail Europe Solutions instaure les conditions d’une concurrence libre et loyale, notamment en excluant toute entente illicite avec les concurrents (par exemple sur la répartition des marchés ou sur la détermination des prix), et en respectant scrupuleusement leur propriété intellectuelle. Le Groupe et ses collaborateurs récusent toute pratique frauduleuse notamment à travers la manipulation comptable et financière. Même si une telle pratique était commise dans une recherche de bénéfices pour l’entreprise (obtenir un marché ou une facilité administrative) et qu’elle ne viserait pas uniquement à satisfaire un intérêt personnel, tout acte de corruption (actif ou passif) ou de trafic d’influence est strictement proscrit (cf. Code de conduite anti-corruption).

Textes utiles :

Droit local ou national applicable.
Convention de l’OCDE sur la lutte contre la corruption d’agents publics étrangers.
Valeurs du groupe Rail Europe Solutions.

Questions Clés

Est-ce que je connais la loi et la réglementation applicables à mes activités ou les procédures de l’entreprise qui m’aident à les respecter ?
Ai-je des doutes sur la légalité des initiatives que je peux être amené à prendre dans le cadre de mes activités professionnelles ?
En cas de situation à risque sur certains marchés, ai-je validé le comportement à adopter avec ma hiérarchie et les juristes-conseils de l’entreprise ?

2/ Loyauté des comportements

Nos principes éthiques :

Le Groupe Rail Europe Solutions et ses Collaborateurs agissent de manière loyale en s’assurant notamment de :

faire bon usage des biens de l’entreprise ;
prévenir les situations de conflit d’intérêts ;
protéger la confidentialité des informations.

En pratique

La réputation et l’image du Groupe sont des actifs précieux qui doivent être protégés. Les personnes autorisées à communiquer en son nom doivent être spécifiquement habilitées. Les Femmes et les Hommes du groupe s’assurent de ne pas diffuser d’informations confidentielles. Ils veillent à être loyaux envers leur structure. Le maniement des nouvelles technologies de l’information et d’Internet par les collaborateurs constitue une nouvelle source d’atteinte potentielle à l’image du Groupe. Les collaborateurs s’engagent à être prudents dans leur manière de communiquer sur le Groupe, notamment sur les réseaux sociaux. L’utilisation des biens de l’entreprise (locaux, matériels, fonds, ressources) doit respecter le cadre strictement professionnel.
Chacun veille à éviter toute situation réelle ou apparente de conflit d’intérêts. Les collaborateurs sont attentifs à ce que leurs intérêts ou environnements personnels et ceux de leurs proches ne remettent pas en cause leur intégrité vis-à-vis du Groupe. Les salariés informent ainsi leur responsable et/ou le contrôleur financier de leurs liens personnels ou leurs intérêts financiers pouvant porter atteinte à l’impartialité et la cohérence de leurs décisions. Les cadeaux et invitations reçus par des collaborateurs peuvent être sources de conflit d’intérêts ou constituer un acte de corruption. Leur acceptation doit être approuvée par leur manager et tient compte des contextes de chaque pays, en fonction de la réglementation, des usages et de l’environnement économique.

Les données confidentielles, c’est-à-dire toutes celles concernant le Groupe, ses salariés ou ses partenaires, qui ne sont pas publiques, doivent être protégées. Chacun veille à ne pas diffuser sans autorisation des informations commerciales, techniques, financières ou managériales, pour lesquelles des obligations de confidentialité peuvent exister. Chacun prend garde à la plus grande discrétion dans les transports publics ou dans son cercle privé.

Textes utiles

Valeurs du groupe Rail Europe Solutions.
Politique des ressources humaines.
Charte informatique

Questions Clés

Lorsque je m’exprime publiquement ou sur les réseaux sociaux à titre personnel, est-ce que je pense à faire preuve de discrétion, et appliquer tout la mesure nécessaire, sans dévaloriser le groupe ou encore une de ses parties prenantes ?
Lorsqu’une personne de mon équipe m’interroge en tant que responsable sur la possibilité d’accepter un cadeau dans le cadre de mon travail, jugé inhabituel ou significatif, est-ce que je pense à demander son avis à la personne référente en matière éthique ?
Lors de mes déplacements dans les transports publics, est-ce que je suis attentif à ne pas parler à haute voix ou travailler de manière visible sur des projets du groupe, et particulièrement ceux confidentiels qui pourraient concerner l’innovation, le management, les clients ou les achats ?
Si une société dirigée par un de mes proches entre en discussion avec le groupe, ai-je bien pris soin de contacter ma hiérarchie ou les équipes internes concernées afin de valider que la situation ne puisse pas être considérée comme relevant d’un conflit d’intérêt ?

3/ Le respect des personnes

Nos principes éthiques
Le Groupe Rail Europe Solutions et ses collaborateurs s’assurent de respecter les Femmes et les Hommes concernés par leurs activités. Cela se décline de diverses manières :

respecter les différences, valoriser la diversité et bannir les discriminations ;
respecter et protéger les données personnelles de nos salariés, clients, partenaires et autres parties prenantes ;
porter une attention constante à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail décentes des salariés et des partenaires du groupe
développer l’épanouissement professionnel des salariés et respecter leur vie privée ;
garantir un dialogue social constructif.

En pratique
Le groupe Rail Europe Solutions et ses collaborateurs s’assurent de respecter la réglementation des pays dans lesquels ils œuvrent en matière d’organisation du travail tout en se conformant aux principes et objectifs des conventions fondamentales de l’organisation internationale du travail (OIT). Dans ce contexte, le groupe proscrit tout travail illicite des enfants ainsi que le recours au travail forcé, favorise l’établissement d’un dialogue social constructif et refuse toute forme de discrimination. Le respect de la Différence et de la dignité des individus est un devoir et la diversité une force pour le groupe, qui veille à ce que ses salariés soient traités au sein de ses entreprises avec respect et équité, quel que soit leur sexe, origine, religion, âge, apparence, orientation sexuelle, état de santé ou de handicap, ou engagement politique.

Santé et sécurité des collaborateurs et personnes en relation avec le Groupe sont des priorités absolues et chacun doit veiller à se conformer aux procédures existantes, à ne pas faire courir de risques à quiconque et à alerter le cas échéant sur des contextes non conformes à cette résolution.

La protection de la vie privée et celle des données personnelles sont un enjeu primordial de la responsabilité du groupe. Les données à caractère personnel font l’objet de réglementations locales et de règles relatives au groupe présentes dans plusieurs procédures internes qui doivent être respectées, de la même manière que doit l’être la vie privée de chacun.

Le Groupe Rail Europe Solutions refuse toute attitude de harcèlement, notamment moral ou sexuel. Il vise à adopter les pratiques d’un management responsable et respectueux de chacun, allouant à chacun la possibilité de travailler dans un environnement professionnel favorable à son épanouissement.

Textes Utiles

Conventions fondamentales de l’Organisation Internationale du Travail.
Valeurs du groupe Rail Europe Solutions.
Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016 : Règlement général sur la protection des données (RGPD). Politique des ressources humaines.
Démarche de Responsabilité Sociétale d’Entreprise (RSE).

Questions Clés

Si j’apprends que l’un de mes collègues agit de manière non respectueuse des différences d’Autrui, ai-je le réflexe d’en faire part à mes responsables directs ou au responsable des ressources humaines ?
Ai-je suffisamment connaissance des règles de sécurité qui concernent les sites du groupe dans lesquels j’interviens ?
Ai-je systématiquement pris soin de valider avec mes responsables que les informations transmises à un destinataire externe ne comportent pas d’éléments confidentiels à propos de collaborateurs ?
Lorsqu’un document comportant des éléments nominatifs relatifs à des personnes est établi, suis-je bien attentif à la légalité des informations qu’il contient ou demande, conformément au droit local applicable ?
Quand un collègue se considère victime de pressions ou comportements inappropriés de la part de ses collègues ou de ses responsables, est-ce que je prends bien soin de lui conseiller d’en parler au responsable des ressources humaines ?

4/ Intégrité vis-à-vis des clients et des partenaires économiques et financiers

Nos principes éthiques
Pour le Groupe Rail Europe Solutions et toutes les personnes qui le composent, l’intégrité vis- à-vis des clients directs ou indirects, des fournisseurs, prestataires et autres partenaires économiques et financiers est un principe éthique fondamental. Cela se décline de différentes manières, et notamment :

veiller avant tout à la qualité des produits et services ainsi qu’à la sécurité des clients directs et indirects et utilisateurs finaux ;
rechercher avec nos fournisseurs et prestataires une relation pérenne ;
s’assurer de pratiques commerciales et de communication responsables ;
produire des informations financières fiables et transparentes et assurer leur diffusion de façon à respecter l’égalité entre les actionnaires.

En pratique
Dans sa production de produits et services, le Groupe respecte les réglementations et normes en vigueur en matière de qualité et de sécurité des clients et utilisateurs finaux. Le Groupe et ses collaborateurs s’imposent des exigences élevées en matière de qualité/sécurité, afin d’apporter le meilleur à leur clientèle, toujours dans l’optique d’obtenir et garder sa confiance.

Le Groupe établit des relations durables et responsables avec ses fournisseurs et prestataires. Cela se traduit par le respect des engagements qui les lient, un traitement impartial des candidats lors des appels d’offres, le souci de l’indépendance et de la viabilité économique des partenaires.

Rail Europe Solutions partage avec ses fournisseurs et prestataires ses préoccupations éthiques, sociales et environnementales et associe ses exigences en la matière dans ses conditions générales d’achats. Se responsabiliser et respecter les différentes parties dans les pratiques commerciales et la communication sont essentiels pour protéger les intérêts du Groupe à long terme.

Chaque collaborateur veille à produire une information sincère, objective et fiable, notamment sur les produits et leurs spécificités, et à répondre aux exigences de transparence, qu’elles soient légales ou contractuelles.

Textes Utiles

Valeurs du groupe Rail Europe Solutions.
Conditions générales d’achats Rail Europe Solutions.
Politique des ressources humaines.
Normes qualité

Questions Clés

• Suis-je attentif à faire remonter à mes responsables tout problème sur un produit de l’entreprise qui pourrait atteindre la sécurité des personnes chargées de l’installer ou de l’utiliser ?

• Nos exigences envers nos fournisseurs en matière de délais ou de paiement notamment correspondent-elles aux engagements contractuels qui nous lient ?

• Si un doute s’installe sur la capacité d’un prestataire à tenir ses engagements sociaux ou environnementaux, ai-je le réflexe d’avertir mes responsables ou les équipes en charge de la relation contractuelle avec ce prestataire ?

5/ Responsabilité vis-à-vis de la société civile et de l’environnement

Nos principes éthiques

Le Groupe Rail Europe Solutions et ses salariés s’inscrivent pleinement dans une démarche RSE – la responsabilité sociétale et environnementale – et s’engagent à :

être à l’écoute de la société civile et des agents qui la représentent : élus, riverains, associations …
adopter un comportement citoyens vis-à-vis de tous ;
toujours chercher à protéger l’environnement tout au long de la chaîne de valeur ;
garantir une neutralité politique

En pratique
Que la société civile approuve les activités du Groupe est un enjeu majeur de son développement. Dans ce contexte, les sociétés du Groupe et les Femmes et les Hommes qui le composent adoptent une attitude d’ouverture et d’écoute des attentes d’élus locaux ou nationaux, de riverains de sites et d’associations.

Le respect de l’environnement se traduit sur le terrain par la mise en place de dispositifs de respect de la réglementation, de prévention des risques et de maîtrise des impacts potentiels des activités de production et de commercialisation. Rail Europe Solutions s’inscrit de manière dynamique dans une démarche de progrès environnemental et entend réduire l’empreinte écologique de ses produits et de son fonctionnement.

Le Groupe s’oblige à rester neutre politiquement et refuse toute contribution financière ou matérielle à des partis politiques ou des candidats à des élections. Tout salarié s’engageant à titre personnel dans des élections ou une démarche politique ne peut le faire au nom du Groupe, ni ne doit s’exprimer dans un contexte politique en tant que représentant ou salarié de Rail Europe Solutions.

Textes Utiles

Valeurs du groupe Rail Europe Solutions.
Politique des Ressources Humaines.
Démarche de Responsabilité Sociétale d’Entreprise (RSE).

Questions Clés

ai-je pris connaissance des orientations de responsabilité sociétale des entreprises du groupe ?
avant toute prise de décision, me suis-je bien assuré d’avoir pris en considération les impacts et risques environnementaux et/ou sociétaux ?
ai-je bien la conviction que mon entreprise respecte et fait preuve d’ouverture envers les communautés locales au sein desquelles nous travaillons ?
dans le cas où je serais impliqué dans la vie politique ou associative de ma communauté, suis-je bien attentif à ne jamais me présenter comme étant un représentant officiel du groupe Rail Europe Solutions dans le cadre de mes activités extra-professionnelles ?

Comment appliquer la Charte Ethique ?

Cette Charte est un texte de référence pour le Groupe Rail Europe Solutions.

Chaque entreprise est responsable des modalités de diffusion et de déploiement du texte au sein de ses équipes. La Charte doit être présentée à chaque salarié et fait notamment partie intégrante des documents remis aux nouveaux arrivants.
La Direction et l’équipe managériale interrogent de manière régulière les relais sur le terrain quant aux dispositifs éthiques mis en place.

Cette Charte s’inscrit dans le respect des lois et règlementations locales applicables. Dans certains cas, la charte fixe des principes qui peuvent aller plus loin. Ils seront alors eux-mêmes directement applicables.

Les questions clés du document servent de support pour les salariés afin d’évaluer s’ils se conforment au présent Code mais également pour aller plus loin, dans le sens d’un savoir-être éthique. Si la réponse à une question clé soulève une problématique éthique, tout salarié du groupe ne doit pas hésiter à consulter les responsables internes désignés ou appropriés, selon les modalités désignées ci-après.

En cas de doute, et du fait que cette présente Charte éthique ne puisse apporter les solutions à toutes les situations possibles, chacun peut aiguiller sa réflexion en se posant les questions suivantes :

Ai-je bien vérifié que la loi ou règlementation applicable est respectée ?
Les procédures internes du Groupe et de l’entreprise sont-elles bien respectées ?
Suis-je à l’aise pour en parler avec ma famille ?
Si je devais un jour m’exprimer sur le sujet en question, serais-je parfaitement à l’aise avec ce que j’aurais à en dire ?
Quels seraient les éventuels dommages pour le Groupe en cas de médiatisation ?

Au-delà de toutes ces interrogations, chacun est libre à tout moment de consulter sur la compréhension ou l’application de cette Charte, ou même encore en cas de survenance d’un dilemme éthique.

Pour toute demande d’information ou de conseil, chaque collaborateur peut s’adresser à sa hiérarchie.

Dans les cas où cette sollicitation n’est pas possible ou jugée insatisfaisante, le Groupe a constitué un comité éthique, lequel peut être contacté par chaque personne. Ce comité est composé de représentants de plusieurs départements : Direction Générale, Direction des ressources humaines, de l’Audit interne.

Lorsque Rail Europe Solutions est simple investisseur dans des sociétés non intégrées à l’organisation opérationnelle du Groupe, ses représentants au sein des organes de direction/contrôle sont porteurs/vecteurs des principes et engagements de cette Charte.

Le comité éthique est joignable à l’adresse e-mail suivante : sj.albert@groupe- res.com/sj.albert@groupe-res.com et a pour but de s’assurer du traitement avéré et équitable de toutes les questions qui lui sont remontées, tout en protégeant l’identité des personnes l’ayant sollicité, notamment vis-à-vis de leurs hiérarchies ou personnes concernées par les faits évoqués, lorsque cette protection est demandée. Ces consultations sont essentielles pour le respect de nos principes éthiques et la responsabilité du Groupe. Elles ne pourront en aucun cas faire l’objet de sanctions et aucune mesure disciplinaire ne pourra être prise à l’encontre d’un salarié du Groupe du fait d’avoir sollicité un avis ou fait état de bonne foi d’un dilemme éthique.